Ordnung im Team – Projektmanagement Online

By on 30. Juni 2014
Ordnerstruktur

Ist es Ihnen auch schon einmal passiert, dass Sie auf der Arbeit den Überblick verloren haben? Sie erstellen Listen, haken diese ab, schreiben Mails an Kollegen – aber trotzdem vergessen Sie schnell den einen oder anderen Punkt und so bleibt etwas unerledigt? Schämen Sie sich nicht – so geht es vielen. Trotzdem kann man etwas tun, um Papierchaos und Stress Herr zu werden. Eine gute Software muss her, die Probleme löst und das Team auf dem Laufenden hält. Auf was Sie bei einer solchen Projektmanagement-Software achten müssen, verraten wir Ihnen hier.
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Erreichbarkeit

Damit die Software auch wirklich gut nutzbar ist, sollte Sie von überall erreichbar sein. Die Projektmanagement-Software sollte darum eine Cloud beinhalten, in der alle benötigten Dateien hochgeladen werden können. Auch sollte sie sowohl innerhalb des Büros als auch von unterwegs  erreichbar sein, damit auch Freelancer oder Mitarbeiter im Homeoffice auf dem Laufenden bleiben und die Fortschritte dokumentieren können.

Sicherheit

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherheit. Vor allem, wenn die Daten von überall auf der Welt zugreifbar sein sollen, stehen Sicherheit und Datenschutz im Vordergrund. Wer mit sensiblen Daten von Kunden aber auch des eigenen Unternehmens hantiert, sollte auf eine Verschlüsselung der Daten achten. Am sichersten ist hier eine End-to-End Verschlüsselung. Bei dieser werden die Daten bei der Speicherung noch am heimischen Computer verschlüsselt, so dass sie als Code übermittelt werden. Zusätzlich werden die Daten bei der Softwarelösung ebenfalls verschlüsselt abgespeichert, so dass auch das Unternehmen selbst einen sicheren Zugriff auf die Daten hat. Zusätzlicher Vorteil: Eine Weiterveräußerung der sensiblen Daten des Unternehmens ist somit ebenfalls ausgeschlossen.

Praktik

Sicherheit und Erreichbarkeit einer Projektmanagement-Software nützen natürlich nichts, wenn sich die Software im Alltag als impraktikabel erweist. Aus diesem Grund sollte die Software vorab getestet werden. Beispielsweise ein Chat erweist sich häufig als Pluspunkt einer guten Projektmanagement-Software. Ebenso wichtig ist es, dass die einzelnen Projekte nur für bestimmte Mitarbeiter freigegeben bzw. für andere gesperrt werden können. So kann die Datensicherheit auch innerhalb des Unternehmens gewährleistet werden. Natürlich ist die Umstellung vom freien Arbeiten auf die Projektmanagement-Software zunächst gewöhnungsbedürftig und viel Arbeit verbunden – läuft jedoch alles eingespielt, kann eine Projektmanagement-Software viel Arbeit ersparen.

Bild: Maxim_Kazim – Fotolia