Telefonkonferenz: So machen Sie alles richtig

Eine Telefonkonferenz kann insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten gegenüber einem Meeting viele Vorteile haben: Teilnehmer von auswärts müssen nicht anreisen. Dazu kommt, dass die Teilnehmer in ihren Büros bleiben und somit unmittelbaren Zugriff auf ihre Unterlagen am Computer haben, falls Fragen entstehen. Die Herausforderung bei Telefonkonferenzen besteht jedoch darin, dass diese wesentlich gründlicher geplant und moderiert werden müssen.

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Wer zu einer Telefonkonferenz einlädt, sollte dies möglichst frühzeitig tun. Denn je höher die Zahl der Teilnehmer ist, desto schwieriger gestaltet sich in der Regel die Terminvereinbarung. Lässt sich ein gemeinsamer Termin mit allen Teilnehmern finden, deren Teilnahme dringend notwendig ist, sollte im nächsten Schritt eine Einladungsmail versendet werden. Sofern die interne Kommunikation im Unternehmen eine solche Möglichkeit bietet, sollte der Termin bei den angefragten Personen automatisch fest eingetragen werden. In der E-Mail sollte sich außerdem eine Agenda für die Konferenz befinden. Da es besonders in Telefonkonferenzen häufig dazu kommt, sich an bestimmten Themen festzubeißen, sollte bereits im Rahmen der Einladung ein klarer Zeitplan für den Ablauf festgelegt werden.

Auf die souveräne Durchführung kommt es an

Kurz vor der Konferenz kann es außerdem hilfreich sein, eine erneute Erinnerungsmail zu schicken. Die automatische Erinnerungsfunktion erinnert erst unmittelbar vor dem anstehenden Termin an den Beginn der Konferenz. Bei einer weiteren E-Mail wird dagegen noch einmal der geplante Inhalt der Konferenz mitgeteilt – so sind alle besser im Thema. Zu Beginn der Telefonkonferenz erfolgt eine Begrüßung aller Teilnehmer durch den Moderator. Als nächstes wird die Agenda noch einmal kurz erläutert und, sofern notwendig, eine Pause vereinbart. Wichtig ist, die Teilnehmer daran zu erinnern, während dieser Pausen die Leitung aufrecht zu erhalten. Als nächstes folgt eine kurze Vorstellungsrunde aller Beteiligten. Während der Konferenz ist es wichtig, die vereinbarten Regeln für die Kommunikation ernst zu nehmen und zu lange Beiträge notfalls auch zu unterbrechen. Der Erfolg von Telefonkonferenzen hängt nicht zuletzt von der Einhaltung der jeweiligen Zeitfenster für jedes Einzelthema ab.

Moderne Unternehmenskommunikation per Computer

Klare Vorteile für eine Telefonkonferenz bietet eine internetbasierte Vernetzung der Teilnehmer über VoIP. Dokumente können auf diese Weise wesentlich einfacher in die virtuelle Sitzung eingebracht und allen Teilnehmern zugänglich gemacht werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, statt einer bloßen Konferenz über das Telefon eine Videokonferenz abzuhalten.

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